NOTERLİK DAİRELERİ ARŞİV HİZMETLERİ HAKKİNDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler

Amaç

Madde 1- Bu yönetmelik Noterlik daire ve arşivlerinin hizmetin daha verimli bir şekilde yürütülebilmesine imkan verecek şekilde düzenlenmesi, sürekli saklanması icabeden evrakın kayba uğramaması için gerekli şartlar altında korunması, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ise ayıklanarak imha edilmesine dair usul ve esasları düzenler.

Kapsam

Madde 2- Bu yönetmelik 1,2 ve 3 üncü sınıf Noterlikleri kapsar.

Hukuki Dayanak

Madde 3- Bu yönetmelik, Noterlik Kanununun 41. 166/9 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 60 ncı maddesi muvacehesinde, Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında 3473 sayılı Kanunun 6 ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 2 nci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4- Bu yönetmelikte geçen;

a) Noterlik Arşivi: Noterlik faaliyeti neticesinde ortaya çıkan arşiv malzemesinin saklandığı arşivi,

b) Arşiv Malzemesi: Noterliklerde yapılan sürekli saklanması gereken evrak ile saklanma süreleri ilgili maddelerde açıklanan işlem kağıtları ve her türlü eklerini, defterler, makbuzlar, kartonlar, cilbentler,

c) Mükellef: Bu yönetmelik hükümlerine göre görevli hizmet birimi olan Noterliği

d) Ayıklama: Sürekli saklanması gereken evrak ve defterlerle cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde belirlenen süreler sonunda muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayrılması işlemini,

e) İmha: Ayıklanarak ayrılan malzemenin bu yönetmelikte belirtilen hükümlere uygun şekilde imhası ile ilgili işlemi, ifade eder.

İKİNCİ KISIM

Mükellefiyetler

Koruma ve Saklama Yükümlülüğü

Madde 5- Noterlikler ellerinde bulunan arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak:

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar.

Arşiv Malzemelerinin Gizliliği

Madde 6- Noterlik evrak ve defterlerinin gizliliği, kimler tarafından incelenebileceği, hangi hallerde daire dışında çıkarılabileceği hususlarında, Noterlik Kanununun 55 nci maddesinde tespit edilen esaslar uygulanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Ayıklama ve İmha Komisyonu

Komisyonunun Kuruluş Şekli

Madde 7- Birinci ve İkinci Sınıf Noterliklerde Ayıklama ve İmha Komisyonu: Noterin başkanlığında başkatip ile başka bir imza yetkilisi varsa; o personelin, başkatip dışında birden fazla imza yetkili personel varsa onlar arasından, başkatip dışında imza yetkili başka personel yoksa katipler arasında Noter tarafından görevlendirilecek olanın katılmasıyla, üç kişiden kurulur.

Üçüncü Sınıf Noterliklerde bu komisyon, ilgili Noterin başkanlığında varsa başkatip, yoksa imza yetkilisi şayet yetki verilmemişse katibi ile Noter Odası tarafından Oda'ya bağlı Noterler arasından görevlendirilecek Noter olmak üzere üç kişiden oluşur. Ayıklama ve İmha çalışmalarını yapacak ilgili Noter komisyona katılacak Noterin belirlenmesi ve görevlendirilmesi için Noter Odasına başvurur.

Komisyonun Çalışma Esasları ve Yetkisi

Madde 8- Ayıklama ve imha Komisyonu her yılın Mart ayı başında ilgili Noterin isteği ile çalışmalara başlar.Komisyon kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeyi tasnif ve ayıklamaya tabi tutar. Bu işlemde son teftiş tarihine kadar olan malzeme konu alınır.

Komisyon üye tam sayısı ile toplanır ve oy çokluğu ile karar verir. Çekimser oy kullanılmaz.

Ancak imha kararının geçerliliği için ilgili Noterin bu yönde oy kullanmış olması şarttır. İlgili Noterin imha kararına katılmaması halinde komisyonun diğer üyelerinin oyları ile imha kararı verilemez ve uygulanamaz.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Saklama, Tasnif Ayıklama ve imha işlemleri

BİRİNCİ BÖLÜM

Tasnif ve Saklama

İşlemlerin Gruplandırılması

Madde 9- Noterliklerde yapılan işlemler saklama şekil ve esasları bakımından, nitelikleri dikkate alınarak A, B, C diye belirtilen üç gruba ayrılmıştır.

C Grubu: Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre yapılan protesto işlemlerinden oluşur.

B Grubu: Gerek haricen, gerekse Noterliklerde tanzim edilerek keşide edilen ve imza onayı yapılmayan her türlü ihtarnameler, ihbarnameler ve bildirimler ile özel ve tüzel kişilerin Türk Ticaret ve Vergi Hukuku mevzuatı hükümleri veya özel kanunları uyarınca Noterliklerde yaptırdıkları defter, fatura, makbuz ve benzeri diğer onaylamalarına ilişkin işlem kağıtları ve her türlü örnek işlemlerinden ibarettir.

A Grubu: B ve C grubu işlemleri dışında kalan tüm işlemleri kapsar.

İşlem Grubunun Belirtilmesi

Madde 10- Noterlik işlemlerinin, yapılış tarih ve sırasına göre alacağı yevmiye numarasının teselsülüne halen gelmeyecek şekilde işlemin hangi gruba girdiği, işlem kağıdının ilk sayfası üzerinde, sağ köşede yevmiye numarasının önüne görünecek şekilde, yevmiye defterinde de işlem numarasının önüne, A, B, C harfleri konulmak suretiyle belirtilir.

İş Kağıtlarının Saklanması ve Cilbentlerin İşlem Grubuna Göre Düzenlenmesi

Madde 11- Noterlik işlem kağıtları, yukarıda değinilen esaslara göre gruplandırılarak, her grup ayrı bir cilt veya cilbent içinde toplanır. İş kağıtlarının saklanması, cilbentlere konuluş şekli ve esasları bakımından Noterlik Kanunu Yönetmeliğindeki hükümler uygulanır.

Cilt veya cilbentlerin sırt yüzeylerine yazılması gereken diğer bilgiler dışında hangi grup evraka ait olduğu A,B,C harfleri konularak gösterilir.

İşlem kağıtlarını hangi gruba giriyorsa, o gruba ait cilt veya cilbent içinde tarih ve yevmiye numaraları takibedecek şekilde saklanır.

Defter ve Belgelerin Saklanması

Madde 12- Noterlik hizmetinin görülmesinde kullanılan defter, evrak ve belgeler 1512 sayılı Noterlik Kanunu ilgili yönetmelikler ve diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak saklanır.

İKİNCİ BÖLÜM

Saklama Süreleri

İşlem Kağıtlarının Saklanma Süresi

Madde 13- A grubuna giren Noterlik işlem kağıtları, 1512 sayılı Noterlik Kanunu ve Noterlik Kanunu Yönetmeliği hükümlerine uygun şekilde süresiz olarak saklanır.

B grubuna giren işlem kağıtları işlemin yapıldığı takvim yılının bitiminden itibaren 10 yıl, C grubuna giren işlem kağıtları ise aynı tarihten itibaren beş yıl süre ile saklanırlar.

Defterlerin Saklanma Süreleri

Madde 14- Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 46 ve takibeden maddeleri gereğince tutulmakta olan defterlerden;

a) Emanet Defteri: Kaydını taşıdıkları emanet işlemleri tamamen sona ermiş olan emanet defterleri, hükmünü yitiren en son işlemin sona erme tarihinden başlayarak 10 yıl süre ile,

b) Muvazene Defteri: Ait oldukları yılın bitimini takibeden yıldan başlayarak 10 yıl süre ile,

c) Teftiş Defteri: Son olarak yazılan tenkit ve önerilerin ait olduğu teftiş tarihinden itibaren 10 yıl süre ile,

d) Muhabere ve Zimmet Defterleri: Yazılı olan son kayıt tarihinin ait olduğu yıl sonundan itibaren 10 yl süre ile,

e) Personel İzin Defteri: Kayıtlarını taşıdığı personelin emeklilik, vefat, istifa, terk ve benzeri nedenlerle görev ve Noteri ile ilgilileri kalmamış olması şartıyla son ayrılan personelin ayrılış tarihinden başlayarak 10 yıl süre ile,

f) Demirbaş Eşya Defteri: Yazılı olan eşya ve mühürlerin hurda hale gelmesi, amortisman sürelerini doldurması ve hizmet dışı kalması ve benzeri nedenlerle kullanımlarının son bulması halinde son işlemin kaydı tarihinden itibaren 10 yıl süre ile, saklanırlar.

g) Yevmiye defterleri, tescil defterleri ve personel sicil defterleri belli bir süreye bağlı olmaksızın süresiz olarak saklanırlar.

Sair Belgelerin Saklanma süresi

Madde 15- Noterlik personeline ilişkin sözleşmeler ve diğer özlük belgeleri ile Noter, personel ve tercümanlara ait yemin tutanakları dışında kalan Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 56 ncı maddesinde yer alan dosya ve kartonlarda saklanan bütün belgeler, ilgili oldukları yılını takip eden yıl başında başlayarak 10 yıl süre ile saklanırlar.

Bu konularda sair mevzuat hükümlerinin tanıdığı daha kısa süreler saklıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Ayıklama ve İmha İşlemleri

Arşivlik Malzemenin Ayıklanması

Madde 16-Komisyon her yıl Mart ayı başında ilgili Noterin talebiyle toplanarak arşivlik malzemeleri:

a) Arşivde muhafaza edilecekler,

b) İmha edilmesinde sakınca bulunmayanlar, olmak üzere ikili tasnife tabi tutar.

İmha Edilecek Malzeme ili İlgili İşlemler

Madde 17- Saklanma süreleri sona eren B ve C grubu Noterlik işlem kağıtları ile Noterlik defter evrak ve belgeleri diğer şartların da gerçekleşmiş olması kaydı ile imha edilebilir. İlgili Noter isteğe bağlı olarak saklamaya devam edebilir.

Ancak Noterce takip veya soruşturma açıldığı bilinen işlem kağıdı ile evrak ve belgeler, bu işlemler tamamen sonuçlanıp kesinleşmeden imha edilemez. Böyle bir olayın vukuu halinde kanuni zamanaşımı süresinin geçip geçmediği araştırılmak gerekir.

(Değişik son fıkra 17.09.1992) imha edilmesinde sakınca bulunmayan malzeme için komisyonca:

a) Evrakın kayıt edildiği yevmiye defterinin tasdik makamı ve tasdik tarihi ile kullanma tarihi ve varsa numarası,

b) Bu evrakın saklandığı işlem grubuna ait cilt veya cilbendin ait olduğu tarih ve numarası, gösterilmek suretiyle iki nüsha imha listesi hazırlanır. Bu listeler komisyonun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve denetime hazır şekilde süresiz olarak saklanır.

Uygunluk Kontrolü

Madde 18- Komisyon imhadan önce listeler ve evrak arasında uygunluk kontrolü yaparak listeyi kesin hale getirir. Ayrıca bu konuda bir tutanak düzenlenerek gerek liste, gerekse tutanak komisyon tarafından imzalanır.

İmhanın Şekli

Madde 19- İmhası kararlaştırılan ve uygunluk kontrolü yapılarak imha listesi kesinleşen B ve C grubu Noterlik işlemleri ile defterler evrak ve belgeler, SEKA'ya gönderilir.

Yönetmelik Öncesi İşlem Kağıtlarının İmhası

Madde 20- Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önceki işlem kağıtlarından yukarıda yazılı hükümlere göre imha edilebilir nitelik kazanan B ve C grubuna girenleri, ilgili Noterin talebi üzerine komisyonca ayıklanarak bulundukları cilt ve cilbentlerden sökülerek çıkarılır.

(Değişik 2 nci fıkra 17.09.1992) Komisyon tarafından imha edilebilirliği saptanan evrakın kayıtlı bulunduğu yevmiye defterinin tasdik makamı ve tasdik tarihi ile kullanma yılı ve varsa numarası ile bu evrakın saklandığı cilt veya cilbentlerin tarih ve numaralarını belirten iki nüsha liste hazırlanır.

İmha işlemine geçilmeden önce komisyonca yeniden yapılan uygunluk kontrolü ile işin mahiyetine göre imha edilebilirlik kararında herhangi bir hata olup olmadığı araştırılması zorunludur.

Yapılan bu inceleme sonunda da hata bulunmadığının saptanması halinde imhaya karar verilir ve keyfiyet bir tutanakla tespit olunur. Liste tutanağa eklenir ve dosyasında süresiz olarak saklanır.

Komisyonca, bu suretle kesinleşen listelere göre imha edilecek evrak SEKA'ya gönderilir.

BEŞİNCİ KISIM

Çeşitli Hükümler

Emeklilik, Devir Halleri

Madde 21- İşbu yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önceki işlem kağıtlarının, defterlerin, evrak ve belgeleri imha edilebilir nitelik kazananların ayıklama ve imhası ile ilgili komisyon çalışmasını talep etmek ilgili Noterin yetkisindedir.

Emeklilik ve tayinlerde Noterliğin başka bir Notere devri sırasında öncelikle imha işlemlerinin icrası istenemez. Devir alan Noter de ayıklama ve imha işlemlerini yapıp yapmamakta serbesttir.

Masraflar

Madde 22- Bu yönetmeliğe göre yapılacak işlemler için gerekli masraflar ilgili Noterliğe aittir.

Ancak III ncü sınıf Noterliklerde komisyona katılacak olan ilgili Oda Yönetim Kurulunca görevlendirilen Noterin yolluk ve masrafları Noterler Birliğince karşılanır.

Gruplandırma Zorunluluğu

Madde 23- İşbu yönetmeliğin yürürlük tarihinden itibaren, Noterlik işlemlerinin A, B, C gruplarına ayrılarak mahsus cilt ve cilbentlerinde saklanması uygulanmasına geçilmesi zorunludur.

Madde 24- Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Hükümleri uygulanır.

Yürürlük

Madde 25- İşbu yönetmelik 1.1.1991 tarihinde yürürlüğe girer

Yürütme

Madde 26- Bu yönetmelik hükümlerini Türkiye Noterler Birliği yürütür.